تحقیق با موضوع نرمافزار فایلرپرو 66صفحه قالب ورد قابل ویرایش
قیمت فایل فقط 67,600 تومان
توضیحات:
تحقیق با موضوع نرمافزار فایلرپرو
66صفحه قالب ورد قابل ویرایش
بخشی ازمتن:
مقدمه
نرمافزار فایلرپرو پس از سالها تجربه براساس نیازهای كلی استفاده كنندگان با هدف سهولت در گردش مكاتبات اداری (اعم از نامه و فرم) و دستیابی به سوابق اسناد و مدارك اداری و فنی برای سازمانهای بزرگ طراحی و پیاده سازی شده است.
ایجاد بانكهای اطلاعاتی مطابق نیاز سازمانها به همراه گزارشهای متنوع مدیریتی و در عین حال مدیریت اطلاعات و اسناد، را میتوان از نكات قوت این سیستم به شمار آورد.
در این نسخه از نرمافزار علاوه بر كلیه قابلیتهای نسخههای قبل در ارتباط با عملیات بایگانی، اداری و فنی دبیرخانه و گردش مكاتبات، امكانات بسیاری برای طراحی بانكهای اطلاعاتی، طراحی فرمهای ورود اطلاعات، گردش فرم در سازمان، دسترسی از راه دور به اسناد و مدارك و امنیت اطلاعات به هنگام نقل و انتقال در نظر گرفته شده است.
در واقع انجام امور دبیرخانه، تنها زیر مجموعهای از امكانات فایلرپرو را در بر میگیرد و این نرمافزار در انجام گردش مكاتبات در كلیه بخشهای سازمان، از دبیرخانه مركزی تا تك تك افراد، همچنین بایگانیهای خاص، و بانكهای اطلاعاتی به كار گرفته میشود.
شرح كلی
نگاهی كلی به ساختار اداری سازمانها، شركتها و وزارتخانهها، گویای این است كه الگو و شكل عمومی انجام كار در اكثریت قریب به اتفاق این مجموعهها (چه دولتی و چه خصوصی) به یك شكل است: كارها چه به شكل نامههای وارده و چه به شكل مكتوبات داخلی به دست دبیرخانهها یا افراد سازمان میرسد، و پس از آن بر حسب دستورها و پینوشتها و ارجاعات، هر نامه مسیری را در داخل سازمان و بین افراد مختلف طی میكند، و در نهایت بایگانی شده و گاه منجر به صدور نامه دیگری نیز میشود. در این میان، سازمانها با مسائل و مشكلات مختلفی چون گم شدن یا فراموش شدن نامهها، راحت نبودن بازیابی نامههای قدیمی از بایگانی، عدم وجود نظارت بر سیر حركت نامه در داخل سازمان توسط مدیریت و از همه مهمتر طولانی بودن كل زمان این چرخه از شروع ایجاد تا رسیدن نامه به پایان كار مربوطه روبرو هستند. آمار جالب و البته تكان دهندهای نیز در این باره وجود دارد كه بیان آن به ویژه برای مدیران خالی از لطف نیست: به طور متوسط، از مجموع زمان چرخه یك مكاتبه، 90% آن صرف رسانیدن نامه از میزی به میز دیگر و محلی به محل دیگر میگردد و تنها 10% باقی مانده صرف انجام كار بر روی نامه میشود.
فایلرپرو نرمافزاری است برای حل مجموعه مشكلات یاد شده در سازمانهای بزرگ و متوسط.
در بدو امر و شروع برپاسازی فایلرپرو در یك سازمان میبایستی بستر مناسب برای نگهداری اطلاعات، تمامی ساختار سازمانی، پستها، مسئولیتهای كارمندان و اختیارات هر یك تعریف شوند. به عبارت دیگر فایلرپرو خود را با سازمان شما تطبیق میدهد. برای مثال میتوان دبیرخانههای معاونتهای مختلف را در سیستم تعریف كرده و مشخص نمود كه چه كسانی امكان پی نوشت دهی یا دستور دهی دارند و چه كسانی میتوانند پیش نویس نامه را تهیه و برای دیگران ارسال كنند. از سوی دیگر فایلرپرو این امكان را فراهم میكند كه در هر زمان بتوان مشاهده كرد كه نامه یا سند از چه مسیری حركت كرده و محل فعلی آن كجا و نزد چه كسی است؟ و در هر مرحله چه اقدامی بر روی آن انجام شده است.
هنگام ورود سند به سیستم مثلاً ورود نامههای وارده به سازمان، فایلرپرو به دبیرخانه این امكان را میدهد تا ضمن ورود اطلاعات لازم برای هر نامه از قبیل موضوع، فرستنده، شماره، ... (كه این اطلاعات برای هر دسته از اسناد قابل تعریف هستند)، اصل نامه را به همراه ضمائم مربوطه اسكن نموده و تصویر آن را به كامپیوتر منتقل نماید. بنابراین بلافاصله پس از این كار، میتوان اصل نامه را بایگانی كرد و از این پس نامه به شكل مجموعهای از اطلاعات همراه با تصاویر آن در اختیار فایلرپرو قرار میگیرد و از طریق شبكه كامپیوتری و تحت مدیریت فایلرپرو در داخل سازمان به حركت در میآید و افراد در صورت داشتن مجوزهای كافی خواهند توانست اطلاعات اصل نامه را از طریق فایلرپرو مشاهده كنند و نیازی به اصل كاغذی آن نخواهند داشت.
به كارگیری تكنولوژیهای نوین، پایگاه داده قوی ، اجرا بر روی شبكه، به كارگیری سخت افزارها و سیستمهای عامل مدرن و اتكا بر معماری مدیریت گردش كار در كنار رابط كاربر گرافیكی همچنین امكان دسترسی به سیستم از طریق محیط Web ، فایلرپرو را به یك سیستم مدرن با قابلیتهای بسیار بالا و كارآئی چشمگیر برای سازمانهای بزرگ و متوسط تبدیل كرده است.
فهرست برخی ازمطالب:
مقدمه ................................................................................................................................................شرح كلی..............................................................................................................................................مفاهیم اولیه ..........................................................................................................................................گروه ...............................................................................................................................................سند .........................................................................................................................................................ورود به نرمافزار .....................................................................................................................................................................ثبت سند و ورود اطلاعات ...............................................................................................................ثبت سند جدید ............................................................................................................................نمایش سندها ..................................................................................................................................ثبت اجزاء سند .......................................................................................................................................اسكن و فایل ..............................................................................................................................اسكن ................................................................................................................................................ایجاد فایل .......................................................................................................................................دریافت فایل .............................................................................................................................ضبط صدا .........................................................................................................................................ضبط فیلم ............................................................................................................................................. قلم نوری .......................................................................................................................................... فرم ................................................................................................................................................. فایلهای موقت ........................................................................................................................................ثبت ارجاعات سند .................................................................................................. پیگیری تصویری ...................................................................................ایجاد ارتباط بین اسناد ........................................................................................................................دستیابی سریع به اسناد جستجو ..........................................................................................................نمایش سندها ................................................................................................................................جستجوی سند ................................................................................................................................. كد سند از ... تا ... ...............................................................................................................................تاریخ ثبت از ... تا ... .......................................................................................................................... تاریخ سند از ... تا ... ..........................................................................................................................تاریخ آخرین تغییر از ... تا ... ...................................................................................................................شماره قبلی ...............................................................................................................................
قیمت فایل فقط 67,600 تومان
برچسب ها : تحقیق با موضوع نرمافزار فایلرپرو